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1 Información

Para registrarse como proveedor y participar de las diferentes cotizaciones de compra generadas por las empresas, es necesario presentar la siguiente información:

  1. Certificado de existencia y representación legal .
  2. Certificado de registro único tributario Rut.
  3. Cedula de representante legal

 

IMPORTANTE! Esta información debe ser presentada en archivos formato pdf, y no puede superar las 2MB de espacio.

Para recibir notificaciones cuando una orden de compra esta activa, el sistema OKA envía automáticamente una notificación a su correo, por lo cual debe agregar oka@okasystem.com a su lista de contactos y asi evitar que se clasifique como correo no deseado.

2 Registro

3 Documentacion

IMPORTANTE: La documentación suministrada debe ser vigente y debe ser presentada en formato pdf que no supere las 2MB de espacio por archivo.

 

 

 

 

4 Términos, condiciones y políticas

Vigentes desde el 13 de Enero de 2017
Última actualización: 02 de Enero del 2018
La siguiente información describe las políticas de uso de este sitio web y cada usuario registrado en la plataforma afirma haber leído, entendido y estar de acuerdo con ellas y de no ser así debe abstenerse de utilizar los servicios ofrecidos en este sitio.

 

1 DEFINICIÓN DE USUARIOS:
Proveedores: Proveedores que utilicen la plataforma para ofertar sus productos a las entidades que cuenten con la plataforma OKA-System. Empresas: Entidades de orden público y privado que utilicen la plataforma para realizar las órdenes de compra o cotizaciones.

 

2 SUSCRIPCIÓN EN LA PLATAFORMA:
OKA-System, está orientado a proveedores que cuenten con personería jurídica, empresas legalmente constituídas en Colombia y para ello al momento de registrarse en la plataforma deberá enviarnos en un único archivo en formato pdf la siguiente información: Cámara de comercio, Rut, Cédula de representante legal, Certificado de antecedentes: Procuraduría, Certificado de antecedentes fiscales: Contraloría, Antecedentes judiciales: Policía, Certificación bancaria. Además se deberá registrar información como Nit, Nombre de la empresa, Teléfono, Correo, Persona de contacto y clave personal, ya que esta información es la que permitirá el acceso a la plataforma y el uso de sus funciones.
Netamente SAS se reserva el derecho a solicitar información adicional a los usuarios que permita corroborar la veracidad de la información registrada. Además los usuarios registrados se comprometen a brindar siempre información con vigencia legal y veraz que se ajuste a la realidad.
La clave de usuario es intransferible y el usuario registrado es el responsable de velar por su seguridad y confidencialidad, aceptando cualquier responsabilidad de actividades en la plataforma hechas en su nombre. Si el usuario sospecha alguna irregularidad con su usuario y su clave, está en la obligación de informarnos y solicitar cambiar la contraseña.
Netamente SAS se reserva el derecho de admisión o permanencia de proveedores en la plataforma, por causas de documentación incompleta, o mala reputación o incumplimiento en las ofertas que realice a las empresas registradas.
 
3 USO DE LA PLATAFORMA:
Netamente S.A.S pone a disposición de uso la plataforma de órdenes de compra electrónica OKA-System a proveedores y empresas accediendo por medio de cualquier navegador web vía Internet en la página www.okasystem.com sin restricción de número de usuarios, cualquier día y hora del año siempre y cuando la plataforma no tenga anomalías y averías en su funcionamiento Netamente S.A.S pone a disposición de los proveedores y empresas que usen la plataforma manuales de usuario y vídeo tutoriales.
Las negociaciones hechas entre los proveedores y las empresas mediante el uso de la plataforma no son responsabilidad de Netamente SAS, entendiéndose que por medio de OKA-System no se realizan transacciones financieras, ni pagos electrónicos. Dichos pagos se acuerdan entre las dos partes que usan la plataforma. Así mismo Netamente SAS no se responsabiliza de los acuerdos que se generen entre proveedores y empresas por medio de la plataforma, teniendo claridad que Netamente SAS únicamente ofrece el uso de la plataforma OKA-System y no es el propietario de los artículos y/o servicios negociados en ella.
Al realizar una oferta en la plataforma, el proveedor deberá suministrar información relevante acerca del producto, bien o contratación, como fecha de vencimiento, registro, tiempo de entrega y en general todo aquello la empresa que requiere de dicho producto, bien o contratación deba saber. Todos los productos o servicios que se negocian en la plataforma deben ser ingresados en pesos colombianos y no en moneda extranjera.
El usuario empresa debe suministrar a Netamente S.A.S un archivo que contenga el listado de productos o servicios que desee cargar a la plataforma y éstos serán validados e ingresados al sistema una única vez, después de ésto el usuario empresa deberá subir uno por uno los productos o servicios a la plataforma, utilizando el módulo de productos de la misma.
Podrán ser utilizados en la lista de productos y servicios aquellos que no se encuentren prohibidos por la ley vigente y es responsabilidad y obligación de las empresas registradas en la plataforma no registrar productos o servicios que atenten contra la ley.
El usuario empresa es el responsable de mantener actualizados los datos de cada producto almacenado en la plataforma y está en el derecho de eliminar algún producto o servicio que no requiera almacenar en la misma. En todos los casos es el usuario empresa el responsable de establecer comunicación con el proveedor e informarle que uno o varios de sus productos han sido seleccionados en una orden de compra y completar la operación. El usuario empresa está en el derecho de ampliar las fechas de una orden de compra si éste lo considera necesario, además tiene plena libertad para elegir a que proveedor comprarle en base a las ofertas recibidas, sin que la plataforma lo obligue a comprar estrictamente el producto o servicio más barato.
 
4 PRIVACIDAD Y USO DE LA INFORMACIÓN:
En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y a lo previsto en el Decreto 1377 de 2013, solicitamos confirmar su autorización para las siguientes acciones y circunstancias sobre el uso y tratamiento de su información personal, almacenada en algunas de nuestras bases de datos al momento de resgistrarce en la plataforma:
La información suministrada en la plataforma no será publicada y trasladada a terceros con fines comerciales tales como venta y alquiler de la misma.
Netamente SAS, tendrá acceso a toda la información que se registre en el sistema cuando se requiera por fallas técnicas, labores de mantenimiento y/o actualizaciones de la plataforma y se compromete a tratar dicha información de forma confidencial, a menos que Ésta sea requerida por entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Los proveedores registrados en la plataforma, podrán solicitar ser dados de baja en cualquier momento, sin que esto signifique que Netamente SAS esté en la obligación de eliminar la información registrada en la plataforma durante su tiempo de permanencia ya que ésta podrá ser usada por Netamente SAS en disputas legales si fuese el caso.
Las empresas que generan las órdenes de compras tendrá acceso a cierta información del proveedor y viceversa, ésto con el fin de facilitar las negociaciones hechas en la plataforma.
Los usuarios registrados son conscientes y aceptan que netamente S.A.S tendrá acceso a toda su información exceptuando sus claves de acceso, ya que éstas se encuentran encriptados y protegidas por código fuente que protege su clave de acceso.
Toda la información de los datos personales y registros insertados en la plataforma OKA-System están almacenados en un data center ubicado en los Estados Unidos. Al registrarse en nuestra plataforma confirma y autoriza la transferencia internacional de sus datos.
Los usuarios registrados en la plataforma tienen derecho a solicitar en cualquier momento que su información personal tal como dirección, teléfono, correo electrónico, clave de acceso sea actualizada, suprimida y/o cancelar la autorización otorgada para el almacenamiento y tratamiento de su información al correo electrónico netamentesas@gmail.com. Ver política de datos personales.
 
5 PROHIBICIONES:
Ingreso de información falsa y errada en la plataforma, ciertos datos pierden su calidad y veracidad con el paso del tiempo, como lo puede ser por ejemplo una dirección o teléfono ya que pueden variar. Es siempre obligación y responsabilidad del usuario mantener su información actualizada.
Está prohibido cualquier intento o acción que atente contra la seguridad y estabilidad de la plataforma e interfiera en el correcto funcionamiento de la misma. Prácticas de hacking, ingeniería social, uso de software o hardware malicioso, infección de virus informáticos, sustracción de información o cualquier tipo de actividad que atente contra las leyes lo responsabilizará de acciones legales y si fuera el caso lo hará responsable de indemnizaciones por daños y perjuicios.
Netamente S.A.S no autoriza acceso ni realización de copias totales o parciales del código fuente del software o de la base de datos para ningún fin entendiéndose que estos son 100% propiedad de Netamente S.A.S y están protegidos por las leyes y tratados internacionales de derecho de autor y propiedad intelectual.
Prácticas de rutinas o script que buscan recopilar información del servidor o utilizar recursos como “Remote File Inclusion”, “Remote File Disclosure”, “Arbitraty File Download”, “SQL Injection”, “RemoteCommandExecution”, entre otros.
 
6 MODIFICACIONES:
Netamente S.A.S se reserva el derecho de modificar en cualquier momento éste contrato, teniendo como obligación la publicación de los cambios en ésta sección de la página web.
Todas las modificaciones hechas en éste contrato entrarán en vigencia pasados ocho (8) días hábiles después de la publicación. Tiempo en el cual el proveedor o empresa deberá comunicar estrictamente por vía correo electrónico si no acepta las mismas, y de ser así y no aceptar las nuevas condiciones contractuales éstas se disolverán, rompiendo cualquier vínculo entre las partes, siempre y cuando éstos se encuentren a paz y salvo con sus obligaciones.
 
7 LIMITACIONES DE RESPONSABILIDAD:
Netamente SAS no será responsable bajo circunstancia alguna y quedará excluido de las obligaciones establecidas en cualquiera de los siguientes casos:
Incumplimiento en las negociaciones efectuadas en la plataforma. Recepción de productos o servicios de mala calidad adquiridos mediante negociaciones hechas en la plataforma. Por la pérdida de información registrada en la plataforma, daños en los registros, datos o equipos del cliente y es en todo momento responsabilidad de los proveedores o empresas que usen la plataforma exportar la información generada mediante el módulo de informes que ofrece OKA-System. Por los daños o perjuicios que se puedan experimentar como consecuencia directa o indirecta del uso y funcionamiento, o no funcionamiento o de la operación correcta o incorrecta de su infraestructura tecnológica o su plataforma, o por cualquier otro hecho o causa relacionada con el servicio.
Por ataques o interceptaciones ilícitas de nuestros sistemas de información y bases de datos. Netamente SAS, tampoco se hace responsable por la indebida utilización de la información obtenida por esos medios. Por la contaminación por virus en sus equipos, cuya protección es responsabilidad del cliente. De la vulneración de derechos de propiedad intelectual o industrial, o de cualesquiera otros derechos o intereses legítimos que puedan derivarse de la utilización del producto contratado por el cliente.
La disponibilidad de los servicios contratados sea continua e ininterrumpida, debido a la posibilidad de problemas en la red de Internet, averías en los equipos servidores y otras posibles contingencias imprevisibles y ajenas a Netamente SAS.
Reclamos o demandas de indemnización de perjuicios por parte de terceros en contra del Cliente (que se encuentran sujetas a la limitación de responsabilidad).
Lucro cesante, perjuicios especiales, perjuicios indirectos y/o daño económico mediato (incluyendo, pero no limitado a, pérdida de ahorros, utilidades o economías previstas, pérdida de oportunidades, pérdida de imagen o cualquier otro daño consecuencial).
Cortes de enlaces Nacionales o Internacionales proporcionadas por empresas proveedoras de Internet.
 
8 SEGURIDAD:
Ningún sistema de seguridad es 100% seguro e impenetrable y es imposible garantizar plenamente el uso, almacenamiento y recepción de la información y servicios. Es posible que la información que ingresa a la plataforma pueda ser interceptada antes de ser guardada en nuestra base de datos, por eso es importante que tome algunas acciones que ayudan a disminuir el riego en la seguridad. Mantener en absoluta confidencialidad su clave de acceso, suministrar una clave con caracteres especiales, no registrar claves muy obvias, mantener en estado óptimo el recurso tecnológico desde donde accede a la plataforma son acciones que reducen la posibilidad de ser vulnerado.
Netamente SAS almacena las claves de seguridad codificadas y encriptados por métodos y tecnologías actuales en el ámbito del desarrollo de software y además emplea buenas prácticas en la construcción y desarrollo del sitio.
El modo de seguridad "safe_mode" está activado en los servidores donde está hospedada la información. Esto significa que se ha de corroborar que los scripts no abran, ejecuten, lean o escriban archivos de otro owner(Propietario), mejorando de esta forma la seguridad de los datos del sitios web.
El sistema cuenta con certificado SSL (Secure Socket Layer) emitido por la organización COMODO CA Limited, el cual es un protocolo de seguridad que hace que sus datos viajen de manera íntegra y segura, es decir, la transmisión de los datos entre un servidor y usuario web, y en retroalimentación, es totalmente cifrada o encriptada.
Además de los apspectos lógicos y caracterización del software el hosting donde está hospedada la plataforma OKA-System fue la primera empresa de hosting en Colombia en tener el uptime (tiempo que los servidores están activos) certificados por una entidad externa e independiente.
 
9 PAGOS POR USO DE LA PLATAFORMA:
Proveedores: El uso de la plataforma para los proveedores es gratuito y en ningún caso éste deberá pagar a Netamente S.A.S por su participación y beneficio del uso de la plataforma ni % por sus ventas concretadas.
Empresas: El uso de la plataforma para las empresas, tiene un costo en la suscripción y otro en la permanencia y derecho de uso de la misma y serán pagados de acuerdo a la forma y valor aceptados en el contrato celebrado entre ambas partes.
En la eventualidad que el Cliente no cancele el valor de los servicios oportunamente, Netamente S.A.S estará facultado para suspender estos servicios y dará por terminado el contrato.
Netamente S.A.S no efectúa ningún tipo de reembolso aunque el Cliente decida dar por terminado el contrato antes de la fecha de vencimiento del mismo.
Netamente S.A.S se reserva el derecho de modificar o eliminar tarifas previa notificación a las empresas que tengan suscrito el servicio a la plataforma y así mismo a tomar las medidas judiciales para obtener el pago.
 
10 FUERZA MAYOR:
Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de las condiciones contractuales aplicables a los productos contratados y por lo tanto, no habrá derecho a indemnización, cuando dicho incumplimiento se deba a causas de Fuerza Mayor, conforme a lo establecido en la legislación vigente.
Si la suspensión por esta circunstancia es superior a un mes, las condiciones mencionadas en el párrafo anterior podrán ser canceladas a petición de cualquiera de las partes.
 
11 SUSPENSIÓN Y TÉRMINO DEL SERVICIO:
Cualquiera de las siguientes conductas quedan prohibidas y son causales de suspensión inmediata de los servicios:
Comportamiento abusivo contra el personal: No se tolerará ningún comportamiento abusivo, ni agresiones verbales, físicas o amenazas contra ningún miembro del equipo humano de Netamente SAS. El incumplimiento de cualquiera de las demás obligaciones establecidas en el presente documento.
Prácticas de Phishing por parte de los usuarios de la plataforma
 
12 OBLIGACIONES POR PARTE DE NETAMENTE S.A.S:
Netamente SAS se compromete a brindar soporte técnico remotamente, telefónicamente, vía email de lunes a viernes de 8 am a 4 pm exceptuando días de fiesta en el territorio Colombiano.
Netamente S.A.S se compromete a cumplir con todos los términos de las condiciones contractuales que le sean de aplicación, debiendo actuar lealmente y de buena fe.
Netamente S.A.S se compromete a ofrecer, con todos los medios a su alcance, los servicios óptimamente, esforzándose para que los mismos sean prestados durante 24 horas al día, 7 días a la semana, de la manera más segura posible, a excepción de las incidencias que pudieran producirse fuera del ámbito de acción de Netamente S.A.S.
Netamente S.A.S se reserva el derecho a interrumpir el servicio contratado en función de reparaciones técnicas y de mantenimiento de los equipos, así como para la mejora de los propios servicios, notificándoselo con antelación al Cliente.
 
13 ASPECTOS LEGALES:
En todos los casos en que legalmente se requieran y después de terminado el contrato por cualquier causa se procederá a su liquidación, para lo cual las partes se someterán a las normas y términos contenidos en las disposiciones que rigen en materia de contratos.
Las partes acuerdan como domicilio contractual el Municipio de Medellín Antioquia.
El presente contrato se regirá para todos los efectos por el derecho privado y se entienden incorporadas en él las cláusulas excepcionales de que trata la ley 80 de 1993.
 
14 COMUNICACIONES:
Cualquier aviso, notificación u otra comunicación que se requiera efectuar entre las partes se enviará por correo electrónico.
Acepto términos, condiciones y politicas